Hoy hablamos con Miriam Fuentes Panadero, quien trabaja en Gestión Universitaria y Certificación Académica de Faro Edtech. Su labor incluye la gestión de finalizaciones de alumnos, la tramitación de solicitudes de actividades CFC (Comisión de Formación Continuada), la gestión integral de diplomas universitarios y la elaboración de memorias universitarias.
Explica que en los últimos meses se han implementado diversas medidas para optimizar la coordinación y gestión de los procesos, “estas acciones han contribuido a mejorar la eficiencia operativa y reducir los reprocesos, favoreciendo una gestión más fluida y transparente de los expedientes”.
Mi trayectoria en Faro EdTech ha sido una experiencia de crecimiento constante, tanto a nivel profesional como personal. Ingresé a la organización en 2017 con el objetivo de contribuir al desarrollo de soluciones tecnológicas enfocadas en la educación. Desde el inicio, me involucré en proyectos clave que buscaban mejorar el acceso y la calidad educativa en América Latina.
A lo largo del tiempo, fui asumiendo nuevas responsabilidades, lo que me permitió evolucionar hacia el rol de tramitación de cursos del Sistema Nacional de Salud, donde actualmente lidero iniciativas relacionadas con formación docente. Gracias al trabajo colaborativo con compañeros apasionados por la transformación educativa y al enfoque basado en evidencia de Faro EdTech.
Al finalizar un expediente, las incidencias más frecuentes suelen estar relacionadas con la documentación incompleta o errónea, a veces, al momento de cerrar un expediente, se detecta que faltan documentos obligatorios. En estos casos, se realiza una revisión detallada del checklist de cierre y se solicita al responsable del expediente que adjunte la documentación pendiente.
Errores en los datos cargados, puede ocurrir que ciertos datos hayan sido ingresados de forma incorrecta (apellidos, nombres, fechas). Y la Falta de validación o cierre adecuado en el sistema, puede haber discrepancias entre lo que está registrado en la plataforma y lo que se encuentra en formato PDF, para ello, se realiza una auditoría rápida para asegurar la coherencia.
En general, el proceso de resolución de incidencias se basa en la trazabilidad, la comunicación efectiva entre equipos y el uso de herramientas de control que permiten identificar y actuar rápidamente sobre los errores antes de cerrar definitivamente el expediente.
“El proceso de resolución de incidencias se basa en la trazabilidad, la comunicación efectiva entre equipos y el uso de herramientas de control”
Sí, en los últimos meses se han implementado diversas mejoras para optimizar la coordinación y gestión de los procesos de finalización de expedientes. Estas mejoras han tenido como objetivo principal reducir errores, acortar tiempos de cierre y fortalecer la comunicación entre los equipos involucrados.
Algunas de las acciones más destacadas incluyen el uso de herramientas digitales de seguimiento: Se implementaron plataformas colaborativas para monitorear en tiempo real el avance de cada expediente, identificar cuellos de botella y asignar responsables de forma más eficiente.
Estas acciones han contribuido a mejorar la eficiencia operativa y reducir los reprocesos, favoreciendo una gestión más fluida y transparente de los expedientes.
Uno de los principales retos en la tramitación de actividades ante la Comisión de Formación Continuada (CFC) es garantizar el cumplimiento estricto de todos los requisitos formales y técnicos que esta entidad exige.
A continuación, detallo los desafíos más frecuentes: documentación exhaustiva y específica, interpretación de los criterios de evaluación, coordinación con los equipos docentes y técnicos, plazos ajustados para la presentación y resolución y adaptación constante a normativas cambiantes.
En resumen, la tramitación ante la CFC exige precisión técnica, planificación anticipada, y una comunicación fluida entre los distintos actores del proceso. Estos retos pueden superarse con experiencia, herramientas de gestión adecuadas y una cultura organizacional orientada al cumplimiento riguroso de estándares de calidad.
La relación con los órganos de la Comisión de Formación Continuada (CFC) es, en general, formal, técnica y basada en criterios normativos bien establecidos, aunque también requiere habilidades de gestión y comunicación para que sea efectiva, como plataformas digitales de tramitación, correos oficiales y resoluciones administrativas. Además, también son necesarias: la comunicación respetuosa y técnica, el seguimiento proactivo, la valoración positiva de la experiencia y la calidad, y los retos en la interpretación y tiempos de respuesta.
En resumen, conseguir la acreditación de la CFC requiere una relación profesional, basada en el cumplimiento técnico, el respeto institucional y la buena gestión documental. Cultivar una comunicación precisa y mantener una actitud proactiva marca la diferencia en la calidad de la interacción con estos órganos.
“La coordinación interdepartamental en Faro EdTech se basa en una cultura organizacional colaborativa”
La tecnología juega un papel clave en la agilización, seguridad y trazabilidad de todo el proceso de tramitación de diplomas, desde la generación hasta la entrega al participante. Algunas de las herramientas y avances más relevantes incluyen:
En conjunto, estos avances tecnológicos optimizan la gestión administrativa, aumentan la seguridad documental y mejoran la experiencia del usuario final, haciendo que el proceso de tramitación de diplomas sea más ágil, fiable y sostenible.
La coordinación interdepartamental en Faro EdTech se basa en una cultura organizacional colaborativa, acompañada por procesos estructurados y herramientas digitales que permiten una gestión fluida, eficiente y orientada a resultados, basándose en reuniones de coordinación periódicas, herramientas digitales compartidas, feedback continuo y mejora constante.
